Come certamente saprete, ci sono attività di tipo lavorativo dove il titolare o il dipendente deve compiere a livello periodico delle trasferte di lavoro. Tuttavia calcolare le spese di viaggio non è proprio una cosa semplicissima. Gli spostamenti per certe tipologie di aziende avvengono piuttosto di frequente. Questo articolo è dedicato a quei modelli e sistemi di business dove non è possibile prescindere dalle trasferte e dai viaggi di rappresentanza.
Come calcolare i rimborsi chilometrici
Per certe figure professionali le trasferte di lavoro rimangono indispensabili, anche in questo particolare periodo. Quando si tratta di effettuare spostamenti il dipendente può utilizzare i mezzi di trasporto pubblici, ma accade molto più spesso nel contesto di tipo aziendale di viaggiare con la propria auto o con un veicolo fornito dall’azienda o a nolo. In questi casi specifici quindi il lavoratore ha il diritto di essere rimborsato per quel che riguarda i costi, sotto forma di rimborso di tipo chilometrico. Se andiamo a vedere il rimborso km aci il servizio prevede il calcolo dei costi necessari alla realizzazione di una trasferta di tipo lavorativo con mezzo di proprietà del lavoratore. Grazie a queste tabelle è possibile quindi evitare errori, al fine di valutare correttamente l’importo da restituire sotto forma di rimborso chilometrico. Ed è proprio in questo tipo di rimborso che torna utile il software messo a disposizione per effettuare questo tipo di operazione, previa registrazione sul sito ACI.
Come eseguire le operazioni di rimborso
Le operazioni devono essere eseguite correttamente da parte del dipendente, visto che è necessario conservare la documentazione in base alla compilazione dei moduli di rimborso. Come avrete facilmente intuito pur essendo tutto previsto, ci sono alcuni passaggi da seguire e che richiedono tempi di lavorazione più o meno lunghi, motivo per cui oggi calcolare e aggiornare le indennità chilometriche con un sistema come N2F diventa sempre più efficace, duttile e facile da realizzare. Nel campo professionale dei rimborsi e delle note spesa, sono cambiate molte cose proprio grazie alla tecnologia digitale odierna.
Lavori e mansioni che richiedono la compilazione di note spesa
Parliamo naturalmente di lavori e di incarichi dove almeno a carattere periodico è necessario affrontare spese che successivamente l’azienda o la società per cui si opera andrà a rimborsare al proprio collaboratore. Un principio che rende oggi questi software piuttosto utili e duttili, sposando la filosofia di stampo anglosassone del paperless, che tradotto in italiano potrebbe essere: zero carta. Infatti attraverso l’uso di software gestionali, è ora possibile catturare quelle voci di spesa, come scontrini, fatture, bolle di accompagno, che sono alla base di una nota di spesa. Vediamo quindi come questa soluzione sia un metodo vincente, innovativo e dinamico, che è rivolto verso quel concetto tanto auspicato di snellire i sistemi e le procedure aziendali di rendicontazione, di ragioneria e contabilità.
Trasferte, costi di gestione, tipologie varie Tra le varie possibilità legate al mondo delle trasferte, troviamo poi le cosiddette spese di rappresentanza. Si tratta di costi sostenuti con il fine di incentivare le pubbliche attività e le relazioni di promozione aziendale. In questo caso naturalmente non sono previsti dei profitti diretti, motivo per cui il D.M. del 2008 afferma che nel caso di erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi con finalità di scopo promozionale, questo tipo di attività possa rientrare nelle spese di rappresentanza. Proprio per ovviare a questo tipo di procedure e di pratiche è importante fare utilizzo di software di tipo gestionale, che vi farà risparmiare tempo e ridurre sensibilmente la percentuale di errore nel momento in cui viene prodotta una nota di spesa con un sistema di tipo digitale.
